Uit ergenis en eigen ervaring heb ik een aantal punten opgeschreven om als organisatie je dj/artiesten "te vriend te houden". Misschien dat je er wat aan kunt hebben als leidraad.
Hoe houd ik als opdrachtgever mijn (zelfstandige) artiesten / dj's /danseressen etc. te vriend???
1. Wil je een party/ event houden, maak een haalbaar budget voor de artiesten/ dj's en een budget voor de andere zaken als huur, vervoer, decoratie, etc. Zorg dat je het bedrag aan budget voor de artiest / dj al ruim voor aanvang event bij elkaar hebt.
Indien je alleen op kaartverkoop gokt, gok je ook met de gage van de artiest / dj, hetgeen onaanvaardbaar is.
Ervaring leert dat bij weinig of no show van gasten, de artiest / dj veelal niet uitbetaald kan worden en dus voor niets werk, tijd en inspanning heeft verzet of langer dan overeengekomen moet wachten op de gagevergoeding. Als je erop gokt, kan dit je naam als organisatie kosten en dat is niet waar je voor begonnen bent. Regel dit dus goed af. Dit geeft rust voor beide partijen.
2. Bedenk je van te voren dat een zelfstandige artiest / dj met BTW werkt. Een prijsopgave betekend in 99% dan ook exclusief(6%) BTW en meestal zonder reiskosten. Men kan en mag niet zomaar aannemen dat het inclusief BTW en reiskosten is.
3. Betaal op tijd en volgens het contract en voorwaarden gesteld door de zelfstandige artiest / dj. Als je een aannemer aanneemt, geef je hem ook geen (tegen)contract met voorwaarden. Heb je een probleem over de voorwaarden of contract of wil je iets toegevoegd hebben geef dat dan aan. Bespreek ze dan met de artiest / dj. Ze bijten je niet.
Indien een VAR verklaring, met kopie paspoort van toepssing is als bijvoorbeeld de artiest /dj niet zelfstandig is, kun je dat gewoon bij hem / haar aanvragen. Hiervoor is geen speciaal contract nodig.
4. Bevestig de opdracht schriftelijk, met plaats, adres, naam event en naam, adres eventhouder, locatie,overeengekomen prijs kamer van koophandel & BTW nummer, telefoonummer etc.zo spoedig mogenlijk.
Zodra er een opdracht wordt aangenomen, wordt de datum door de artiest in optie vastgezet en kunnen er geen andere opdrachten worden aangenomen. Dit kan inkomsten kosten als de opdracht opeens niet meer doorgaat en andere opdrachten dus afgeslagen zijn door de optie
5. Zorg voor een Kamer van Koophandelnummer en BTW nummer en maak je naam en adres bekend bij de artiest / dj.
Vooral als het om goede doelen gaat, is het belangrijk dat men weet waar de centjes terecht komen.
Het schiet dus niet op om alleen een Kamer van Koophandelnummer te vermelden, want dan moet de artiest nog eens na betaling bij de K.v.K. het adres achterhalen.
Daarbij wordt de naam van de artiest aan het event bij boeking gekoppeld en dan behoren de gegevens gewoonweg te kloppen en gewoon achterhaalbaar te zijn voor verzending factuur.
6. Stuur het contract binnen gesteld termijn getekend en ingevuld terug. Zonder contract is er geen officiële boeking en kan geen optreden worden gegarandeerd, want niets is dan vastgelegd.
7. Verander nooit zonder toestemming en zonder enige waarschuwing zelfstandig zaken in het contract of de algemene voorwaarden van de artiest. Hier maak je zeker geen vriendjes mee en het komt erg onbetrouwbaar over
Als er overeengekomen is dat er op de dag van event uitbetaald wordt, zorg dan voor envelopjes met de namen van de artiesten en de vergoeding er al in, alvorens het event begint.
Een dag van te voren is een goed plan. Betaal de artiest dan ook voor aanvang van het event uit of direct na het optreden zoals afgesproken.
Er is geen reden te bedenken om de artiest als een klein kind achter zijn / haar vergoeding aan te laten lopen. De artiest zal handtekening met bevestiging, alsmede het factuur afgeven. Wel even om vragen.
8. Geef binnen het door de artiest gestelde termijn het benodigde materiaal aan de artiest als er verzoeken zijn die uitgevoerd moeten worden.
Vaak zal je niet de enige opdrachtgever zijn en is er tijd voor voorbereiding nodig. Meestal vergeet men ook dat de prijs inclusief voorbereidingstijd, kosten voor aanschaf optreedspullen, performance en reistijd is.
9. Zorg voor een goede en voldoende beveiliging. Een artiest / dj hoort niet tijdens het performen hinderlijk gestoord te worden.
Per slot betaal je er als opdrachtgever voor dat er iets goeds neergezet wordt.
Een artiest / dj is gewoonweg kwetsbaar omdat deze aan het werk is en/of een bekende persoonlijkheid is. Ook willen er wel eens opdringerige fans of stalkers in het spel zijn, waarvoor de artiest / dj afgeschermd dient te worden.
10.Zorg voor een schone wc / (afgesloten) kleedkamer en geef aan waar/wie de dichtsbijzijnde beveiliging en nooduitgang is
11.Zorg voor een goed en veilig podium, met voldoende ruimte, verlichting. Indien er apparatuur benodigd is, zorg voor de (standaard) apparatuur, aangegeven door de artiest.
Vooral bij dj's wil men wel eens aannemen dat deze op elk CD apparaat kan draaien en dat het allemaal niets uitmaakt. Het maakt dus wel uit.
Het bemoeilijkt de performance, omdat de dj dan tijdens het optreden moet gaan leren hoe dat apparaat werkt. (Een CDJ 100, een voorlader of een Denon of een CDJ 800/100 is een duidelijk verschil)
Voor danseressen scheelt het bijvoorbeeld ruim of ze op een blokje van 40 cm staan of op een dansblok van bijvoorbeeld 100 cm of op een groot podium.
Dit kan de performance onnodig moeilijk maken of tegenwerken. daarbij is het dan minder leuk optreden in zo'n situatie.
12.Zorg ervoor dat de artiest niet zelf achter drankjes c.q. consumpties aan moet zitten
13.Zorg voor ten minste een spiegel als er een kleedkamer benodigd is. Per slot wil je toch dat je artiest / dj er goed uitziet bij het optreden
14.Zorg ervoor dat je een goede verzekering hebt bij calamiteiten/ diefstal etc ter bescherming van de artiest / dj, personeel en gasten. Een ongeluk zit in een klein hoekje
15.Zorg dat de artiest goed en veilig opgevangen wordt bij aankomst event. Dat deze meteen door kan lopen en niet hoeft te zoeken.
16.Vraag aan de artiest bij de boeking om schriftelijke toestemming voor gebruik/ opname van foto's, muziek en gegevens en of het aangekondigd mag worden.
Indien je dit niet doet, kun je grote problemen krijgen, wellicht niet door de artiest maar dan wel door zijn/ haar manager/fotograaf en kun je aangeklaagd worden en boete betalen omdat het zonder toestemming ter promotie voor iets commercieels is gebruikt
Vraag he le maal toestemming als je de foto's gaat gebruiken ter verkoop of andere commerciële doeleinden. Zonder schriftelijke toestemming of overleg van de artiesten of desbetreffende personen is deze stap erg FOUT!!!
Ik hoop dat deze tips je een beetje een leidraad geven om je artiest/ dj te vriend te houden
dj Megagirl
